Apa kamu sudah tahu tugas administrasi perkantoran? Eitss..jangan salah sangka, ternyata profesi ini tidak kalah pentingnya dengan profesi lain dalam suatu perusahaan lho. Posisi administrasi perkantoran juga memiliki tugas kompleks sama dengan profesi lain seperti human resource, marketing, dan lainnya.
Administrasi perkantoran termasuk bagian yang tidak akan terpisahkan dalam bisnis bidang apapun. Baik pabrik industri, perusahaan finansial, perusahaan pialang, dan bidang lainnya pasti membutuhkan tenaga administrasi perkantoran untuk mendukung kegiatan bisnis bisa berjalan baik sesuai harapan.
Apa Itu Administrasi Perkantoran?
Beberapa orang menganggap, administrasi perkantoran tergolong pekerjaan yang sangat enteng karena tinggal duduk sambil mengetik di depan komputer. Padahal pandangan tersebut sangat keliru, justru staff administrasi perkantoran mengemban tugas sangat kompleks bahkan risiko kesalahannya cukup tinggi.
Apa sih arti administrasi perkantoran? Administrasi perkantoran adalah sejumlah aktivitas rutin dalam suatu lembaga atau perusahaan yang berhubungan dengan pengolahan data maupun informasi. Nah, pengolahan data tentunya sangat dibutuhkan untuk mencapai tujuan bisnis yang sudah direncanakan.
Baca Juga : Sistematika Penulisan Laporan Penelitian Terlengkap, Wajib Baca
Kata “administrasi” berasal dari bahasa latin yang artinya “intensif”, sedangkan “ministrae” memiliki arti “membantu, melayani, memenuhi”. Administrasi perkantoran secara umum diartikan sebagai kegiatan untuk merencanakan keuangan, distribusi barang, penagihan, dan pencatatan logistik perusahaan.
10 Tugas Administrasi Perkantoran
Siapa bilang tugas administrasi perkantoran hanya mengetik? Sebenarnya tugas awal staff admin hanya meninjau peraturan perusahaan, namun seiring berjalannya waktu jobdesch-nya semakin kompleks. Bagi kamu yang ingin meniti karir sebagai tenaga administrasi perkantoran, kenali berbagai tugas pentingnya.
1. Menyiapkan Masalah Surat Menyurat
Tenaga administrasi perkantoran memiliki tugas utama untuk menyiapkan berbagai kebutuhan surat menyurat. Tugasnya tentu berkaitan dengan pembuatan surat jalan, surat masuk, surat keluar, surat perizinan, dan dokumen lainnya yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Saat perusahaan baru didirikan sekalipun, tenaga administrasi perkantoran sudah memiliki banyak tugas seperti menyiapkan surat domisili, surat perintah kerja, surat pembelian, surat perpanjangan kontrak, dan masih banyak lagi. Bagaimana kamu tertarik berkarir sebagai tenaga admin kantor?
2. Membuat Agenda Kantor
Administrasi perkantoran mengemban tugas terorganisir untuk membuat agenda kantor sesuai klasifikasi yang diinginkan. Namun sebelum membuatnya, kamu harus rajin melakukan koordinasi kepada atasan atau pihak terkait untuk menunjang kegiatan bisa berjalan dengan lancar.
Memang bagaimana contoh agenda kantor yang perlu dipersiapkan? Biasanya kantor membuat janji meeting klien, membuat proposal meeting, menyiapkan peralatan meeting, dan lainnya. Staff administrasi harus terampil dalam berkomunikasi bersama atasan, klien maupun investor terkait.
3. Melakukan Input Data
Tugas administrasi perkantoran berikutnya berhubungan dengan input data. Walaupun kelihatan mudah, ternyata masih banyak tenaga admin belum mahir menjalankan tugasnya. Perusahaan akan memberikan data mentah kepada admin, kemudian kamu bisa mulai melakukan entry data.
Biasanya perusahaan membutuhkan data dalam bentuk formulir, voice note, non dokumen, dan aset lainnya sesuai permintaan klien. Tenaga admin perkantoran harus memiliki skill mumpuni dalam mengoperasikan Microsoft Office agar proses entry data berjalan secara efektif dan efisien.
4. Mengelola Berbagai Dokumen Perkantoran
Selain melakukan entry data, kamu sebagai staff administrasi juga perlu terampil dalam mengelola dokumen perkantoran. Dokumen perkantoran sangatlah penting sebagai aset mandiri ataupun portofolio yang akan diberikan kepada pihak lain seperti buyer, investor, dan pihak luar lainnya.
Hal inilah yang membuat staff administrasi kantor harus menyajikan dokumen sebaik mungkin agar mudah dipahami sebagai arsip. Contoh pengelolaan dokumen kantor yaitu membuat notulensi, input data penjualan tiap hari, mencatat laporan keuangan, catatan pengeluaran, dan sebagainya.
5. Melakukan Perekapan Data
Staff administrasi perkantoran perlu merekap semua data yang masuk setiap harinya. Kamu harus memastikan bahwa semua data yang direkap sudah terenskripsi aman agar tidak bocor kepada pihak lain. Bagaimana cara merekap data perusahaan dengan baik dan aman?
Admin perkantoran bisa menggunakan aplikasi khusus yang sudah disediakan oleh perusahaan, lalu menyimpan data dalam keadaan folder terkunci. Tugas merekap data dianggap sulit bagi staff admin karena dituntut oleh perusahaan untuk selalu menjaga kerahasiaannya.
6. Melakukan Arsip Data
Tiap perusahaan perlu melakukan pengarsipan data agar bisa mengelolanya lebih mudah walau jumlahnya sangat banyak. Menurut pendapat Russel Richardson seorang pakar bisnis, pengusaha yang bisa mengatur arsip data sebaik mungkin akan lebih mudah memajukan bisnisnya.
Tugas admin perkantoran satu ini dianggap sangat vital karena pengolahan datanya harus secure (aman) tidak mudah diakses orang lain. Bahkan tiap perusahaan juga memiliki SOP tersendiri saat melakukan arsip data, sehingga keamanannya lebih tinggi dibandingkan metode biasa.
7. Mempersiapkan Berbagai Akomodasi Perkantoran
Menyiapkan akomodasi termasuk tugas administrasi perkantoran yang terlihat mudah. Selain membuat agenda kantor, kamu juga harus mengatur segala kebutuhan akomodasinya. Biasanya akomodasi perkantoran sangat dibutuhkan saat perjalanan dinas, meeting, dan kegiatan tertentu.
Tidak hanya berkoordinasi bersama atasan terkait jadwal kegiatannya, namun seorang admin juga perlu bekerjasama dengan bagian keuangan. Setelah mengatur akomodasi perkantoran, admin perlu membuat laporan pengeluaran untuk diserahkan kepada staff keuangan sebagai laporan.
8. Menerima Panggilan Telepon
Sesuai penjelasan sebelumnya, tugas administrasi perkantoran sangatlah kompleks. Selain bisa mengatur jadwal kegiatan, kamu dituntut terampil berkomunikasi saat menerima telepon. Biasanya pihak yang melakukan panggilan ke kantor, memiliki tujuan penting dalam urusan bisnis.
Terkadang ada perusahaan yang mewajibkan staff administrasi kantor memiliki skill marketing agar lebih mudah memikat para investor maupun pelanggan. Biasanya admin disarankan menjelaskan keunggulan perusahaan atau kelebihan produk, sehingga banyak pihak tertarik bekerjasama.
9. Membuat Laporan Perusahaan
Staff administrasi perkantoran juga harus selalu menyiapkan laporan secara berkala kepada SPV (Supervisor) dan manajer. Laporan perusahaan bisa memuat informasi mengenai kegiatan usaha, pendapatan bisnis, dan kendala produksi yang sering dialami oleh karyawan saat bekerja.
Baca Juga : Apa Itu Kode Etik Profesi? Pahami Pengertian, Jenis, dan Contoh
Memang kelihatannya sepele, namun tupoksi administrasi perkantoran bisa berakibat fatal saat mengalami sedikit kesalahan. Saat membuat laporan harian, bulanan, kuartal maupun tahunan diharapkan teliti agar perusahaan lebih mudah menganalisis strategi yang perlu dikembangkan.
10. Membeli Peralatan Kantor
Administrasi perkantoran memiliki tugas sebagai “notulensi”, sehingga semua barang yang keluar masuk perlu diketahui. Data notulensi harian maupun bulanan nantinya akan dituangkan dalam laporan perusahaan, sehingga penjabarannya harus dibuat secara detail sejelas mungkin.
Peralatan maupun perlengkapan kantor dibeli menggunakan keuangan perusahaan, oleh sebab itu tidak bisa dianggap remeh. Tujuan notulensi tidak lain untuk membuat perusahaan lebih tertib dan teratur dalam menggunakan peralatan, sehingga pengeluaran juga bisa dikondisikan nantinya.
Skill Penting yang Harus Dimiliki Staff Administrasi Perkantoran
Setelah memahami tugas administrasi perkantoran, kamu yang ingin berkarir dalam bidang office bisa mulai belajar mempersiapkan skill tertentu. Berikut ini deretan skill yang harus dimiliki oleh para tenaga administrasi perkantoran, wajib paham sebelum mengirimkan lamaran.
1. Mampu Berkomunikasi Sebaik Mungkin
Berdasarkan penjelasan di atas, komunikasi tergolong keterampilan yang wajib dimiliki oleh staff administrasi perkantoran. Kamu akan dituntut handal untuk melakukan koordinasi dengan berbagai pihak, khususnya saat penyusunan agenda kerja mulai direncanakan oleh perusahaan.
2. Detail Oriented
Selain perlu terampil dalam berkomunikasi, kamu juga harus memiliki perhatian penuh akan setiap detail data perusahaan. Pasalnya, mulai dari penyusunan agenda sampai laporan tahunan akan diserahkan kepada pihak admin sebagai penanggung jawabnya.
3. Mahir Menggunakan Teknologi
Tugas admin kantor selalu menggunakan bantuan teknologi mulai dari penyusunan data, input data, entry data, dan penyiapan akomodasi. Untuk membuat pekerjaan bisa berjalan dengan baik, admin dituntut mahir dalam menggunakan hardware maupun software teknologi.
4. Bisa Mengetik Secepat Mungkin
Memang tugas administrasi perkantoran apa saja? Mengetik cepat menjadi skill yang sangat dibutuhkan seorang admin. Dengan mengetik cepat, kamu akan lebih mudah menyelesaikan tugas entry data, input data, rekap data, arsip data, dan laporan atasan setiap harinya.
5. Mampu Manajemen Waktu Sebaik Mungkin
Berhubung tanggung jawab yang diemban oleh administrasi perkantoran sangatlah banyak, kamu harus pintar dalam manajemen waktu setiap harinya. Setidaknya admin memiliki skill atur waktu efisien agar semua pekerjaan bisa selesai sesuai deadline yang diberikan perusahaan.
6. Kemampuan Administratif
Namanya juga staff administrasi perkantoran, maka harus memiliki kemampuan administratif yang mahir untuk memudahkan pekerjaan. Selain bisa mengoperasikan Microsoft Office, admin perlu ahli dalam melakukan koordinasi staf-staf lainnya untuk menjalankan agenda sesuai rencana.
Berapa Kisaran Gaji Staff Administrasi Perkantoran?
Dari sekian banyak tugas yang harus dijalankan oleh tenaga administrasi perkantoran, kira-kira berapa gaji yang akan didapatkan dari perusahaan? Biasanya tergantung UMR tiap kota. Selain tergantung UMR kota, gaji administrasi perkantoran dipengaruhi jenjang pendidikan, jenis bisnis, dan pengalaman kerja.
Menurut informasi dari Prosple, kisaran gaji tenaga administrasi perkantoran tingkat fresh graduate (non pengalaman) mencapai Rp3.000.000-5.000.000,- per bulannya. Bagi kamu yang bekerja sebagai staff administrasi perkantoran di Jabodetabek, mungkin akan mendapatkan gaji utama lebih besar nantinya.
Untuk tenaga administrasi yang memiliki pengalaman selama 2 tahun ke atas, biasanya berhak nego gaji lebih besar dari tenaga pemula. Tenaga administrasi berpengalaman bisa mendapatkan gaji Rp7.000.00 ke atas tergantung UMR daerah serta profit bisnis yang dikembangkan oleh perusahaan.
Lingkup Kerja Tenaga Administrasi Perkantoran
Jika ditinjau dari tugas administrasi perkantoran, kamu sebenarnya sudah bisa memperkirakan lingkup kerjanya setiap hari dalam suatu perusahaan. Sebenarnya dengan memahami lingkup kerja administrasi kantor, para calon pelamar bisa mempersiapkan diri sebaik mungkin untuk menjalankannya.
1. Mengurus Berbagai Kegiatan Kantor
Tenaga administrasi perkantoran tidak jauh-jauh dari lingkung perencanaan, organisasi, arahan, dan pengawasan. Kegiatan perusahaan bisa berjalan maksimal bisa disebabkan karena admin handal dalam melakukan koordinasi, sehingga skill komunikatif setidaknya perlu dimiliki.
Baca Juga : Perbedaan, Manfaat, dan Contoh Manajemen Rekod dan Arsip
Jika perusahaan membutuhkan kegiatan pertemuan bersama klien, tenaga admin harus berinisiatif mengurus jadwal pelaksanaannya berdasarkan tujuan berbagai pihak. Admin juga bertanggung jawab menyiapkan segala susunan acara maupun draft yang akan dibahas dalam meeting.
2. Berkaitan Sarana Kerja Kantor
Tidak hanya mengurus berbagai event kegiatan, namun tenaga administrasi kantor juga berkaitan dengan interior, peralatan, mesin, gedung, dan lokasi kantor. Hal inilah yang membuat skill detail oriented sangat dibutuhkan oleh tenaga admin dalam menjalankan tugas hariannya.
Administrator bertanggung jawab penuh dalam perencanaan kerja pegawai, meminta pengadaan sarana prasarana, pengawasan karyawan, dan pengadaan alat kantor. Jika tenaga administrasi acuh, kemungkinan perusahaan bisa mengalami banyak kendala saat menjalankan pekerjaan.
Kesimpulan
Tugas administrasi perkantoran sangatlah kompleks mulai dari menyusun agenda kegiatan, merekap data, entry data, surat menyurat, input data, dan menyusun laporan perusahaan. Untuk menunjang tugas admin berjalan lancar, wajib memiliki skill manajemen waktu dan penggunaan teknologi yang mumpuni.
Wujudkan Impianmu : Beasiswa 100% dari LKP Mandiri Entrepreneur Center!
Segera daftarkan dirimu dan ikuti jejak para pengusaha sukses yang telah kami latih. Bersama, kita akan membangun generasi penerus yang siap menghadapi tantangan dunia bisnis global.
Jangan tunda lagi! Jadilah bagian dari perubahan. Daftar sekarang di LKP Mandiri Entrepreneur Center dan mulailah perjalanan menuju kesuksesanmu. DAFTAR SEKARANG
