Manajemen rekod dan arsip sangat dibutuhkan untuk membuat kegiatan administrasi kantor berjalan dengan lancar sesuai kebutuhan. Pengelolaan rekod dan arsip bisa menciptakan kinerja organisasi atau perusahaan lebih baik kedepan, sehingga tidak sulit mewujudkan rencana visi misi nantinya.
Apakah kamu sudah mengetahui perbedaan rekod dan arsip? Walaupun sering dijadikan satu program studi perkuliahan, namun ternyata keduanya memiliki sedikit perbedaan. Pada pembahasan kali ini akan dijelaskan secara lengkap tentang pengertian, perbedaan, manfaat rekod serta arsip perkantoran.
Pengertian Manajemen Rekod dan Arsip
Sebelum mengetahui perbedaan antara rekod dan arsip, kamu harus memahami pengertian manajemen perekaman (rekod) serta arsip perkantoran terlebih dahulu. Biasanya jurusan kuliah ini sangat dibutuhkan oleh suatu organisasi atau perusahaan untuk mengatur kebutuhan administrasi berjalan maksimal.
Rekod adalah sejumlah informasi terekam yang sudah digunakan, dibuat, dan dikelola sebuah institusi lembaga sebagai bukti dilakukannya kegiatan bisnis. Nah, biasanya data rekod akan disimpan sebagai bukti transaksi antara pemilik perusahaan dengan investor untuk mencegah salah paham kedepannya.
Baca Juga : Mengenal Jurusan Manajemen Perkantoran dan Prospek Kerja
Sedangkan arsip diambil dari Bahasa Belanda “Archief” berarti “Kantor Pemerintah”. Jika diartikan secara umum, arsip merupakan sejumlah catatan atau rekaman berupa tulisan, gambar maupun angka sebagai sumber informasi yang sangat berguna bagi suatu instansi perusahaan kedepannya.
Berdasarkan pengertian keduanya dapat disimpulkan, manajemen rekod dan arsip adalah sejumlah kegiatan yang berkaitan dengan perekaman, pencatatan, dan perekapan data instansi perusahaan. Data yang sudah dikumpulkan perusahaan bisa dijadikan bukti konkret telah berjalannya perjanjian tertentu.
5 Perbedaan Manajemen Rekod dan Kearsipan
Sebagai data administrasi yang sangat penting, data rekod maupun arsip memiliki banyak kegunaan dan manfaat bagi suatu organisasi perusahaan. Walaupun sering dianggap sama, namun keduanya memiliki perbedaan dari segi ruang lingkup maupun fokus tujuannya seperti penjelasan berikut ini.
1. Pengertian Rekod dan Kearsipan
Manajemen rekod akan mencakup berbagai pemeliharaan, pengorganisasian, perencanaan, dan pemusatan data informasi selama perusahaan menjalankan kegiatannya. Manajemen rekod bisa dalam bentuk data elektronik, dokumen, dan berbagai informasi penting lainnya bagi perusahaan.
Lalu apa itu arsip? Arsip merupakan bagian rekod (perekaman) yang memiliki nilai jangka panjang sebagai kebutuhan referensi bahkan kepastian hukum. Informasi arsip bisa dikemas dalam bentuk catatan, surat, dan dokumen penting lainnya yang mudah dipahami oleh orang lain.
2. Jenis Perekaman Data
Biasanya dalam bidang pekerjaan manajemen rekod, jenis perekamannya akan melibatkan data elektronik, dokumen fisik, dan informasi lainnya. Manajemen rekod bisa dimuat dalam berbagai bentuk informasi, sehingga bisa disesuaikan kemampuan perusahaan dalam merekapnya.
Lalu bagaimana dengan jenis perekaman arsip? Biasanya arsip dikemas dalam bentuk data tulisan agar penggunaannya bisa berjangka panjang. Tiap perusahaan tentunya memiliki cara tersendiri dalam membuat dokumen arsip yang lebih aman, sehingga bisa disimpan dalam waktu lebih lama.
3. Sistem Pengelolaan Data
Dalam bidang manajemen rekod, pengelolaan perekamannya bisa disimpan dalam jangka waktu lebih lama. Kamu bisa mulai kegiatan penyusunan, penyimpanan, dan pemeliharaan data sebaik mungkin. Jika data sudah tidak dibutuhkan, perusahaan bisa melakukan pemusnahan nantinya.
Manajemen rekod dan arsip memang sangat dibutuhkan oleh perusahaan, namun nilai fokusnya sedikit berbeda. Jika data rekod bisa dilakukan tindakan pemusnahan apabila sudah tidak dipakai, arsip biasanya akan terus dikelola perusahaan dalam jangka panjang karena memiliki nilai historis.
4. Tujuan Manajemen Rekod Maupun Arsip
Manajemen rekod bertujuan untuk memastikan bahwa perusahaan sudah melakukan pengelolaan sangat baik terhadap data-data yang sudah dikumpulkan. Dengan pengelolaan data rekod secara maksimal, nantinya bisa bermanfaat sebagai kebutuhan operasional serta kepatuhan hukum.
Tujuan melakukan manajemen arsip adalah memastikan bahwa perekaman bisa disimpan lebih lama, sehingga bisa digunakan pada masa mendatang. Perusahaan menyiapkan tempat khusus untuk menyimpan data arsip, sehingga tingkat keamanannya akan selalu terjaga maksimal.
5. Fokus Utama
Fokus utama manajemen rekod akan dimulai dari penyusunan hingga pemusnahan data apabila sudah tidak dibutuhkan. Biasanya fokus utama manajemen rekod berkaitan dengan pelaksanaan kebijakan, pengelolaan rekod, dan perencanaan sistem pengarsipan sebaik mungkin.
Manajemen arsip fokus dalam kegiatan penyimpanan hingga pemeliharaan data informasi, tidak ada informasi yang akan dimusnahkan. Fokus utama pembuatan arsip sebagai audit, penelitian, dan kebutuhan hukum perusahaan yang berkaitan langsung dengan pihak luar.
Mengapa Manajemen Rekod dan Arsip Dianggap Penting?
Melakukan pengelolaan rekod maupun arsip tentunya memiliki manfaat tersendiri bagi perusahaan. Data rekod dan arsip bisa digunakan sebagai bukti kepatuhan hukum, pengambilan keputusan, dan sistem pelacakan informasi. Yuk, cari tahu lebih jelas pentingnya melakukan manajemen rekod dan kearsipan.
1. Mempermudah Pelacakan Informasi
Dengan melakukan manajemen rekod dan kearsipan sebaik mungkin, perusahaanmu akan lebih mudah mendapatkan informasi. Apalagi manajemen rekod sudah dilakukan secara matang, proses pengumpulan informasi akan berjalan lebih efektif serta efisien dibandingkan periode sebelumnya.
Baca Juga : Cari Tahu Pengertian Manajemen Perkantoran, Fungsi, dan Tujuan
Kamu akan lebih mudah mengakses informasi yang dibutuhkan perusahaan dalam jangka waktu dekat. Tidak hanya itu, manajemen rekod dan kearsipan juga bisa membantu untuk meningkatkan produktivitas perusahaan dalam merespon berbagai informasi penting dari pihak luar.
2. Sebagai Bentuk Kepatuhan Hukum
Memangnya manajemen rekod dan kearsipan itu pekerjaan apa? Sebagai pekerjaan penting dalam bidang administrasi, keduanya bisa sebagai bukti kepatuhan hukum. Data rekod maupun arsip bisa membantu perusahaan dalam mematuhi segala regulasi hukum yang berlaku.
Biasanya perusahaan yang bergerak dalam bidang perawatan kesehatan, keuangan, dan hukum sangat memperhatikan manajemen rekod serta kearsipan. Pasalnya, informasi didalamnya sangat penting berkaitan dengan data diri yang dimiliki oleh para nasabahnya masing-masing.
3. Pertimbangan Pengambilan Keputusan
Ternyata manajemen rekod serta kearsipan sangat penting untuk pengambilan keputusan lho. Hal ini sering ditemui dalam kegiatan sehari-hari, dimana pemimpin perusahaan akan memberikan keputusan setelah mempertimbangkan data historis sebelumnya. Bagaimana dampaknya?
Data historis yang sebelumnya sudah dikelola sebaik mungkin, bisa dijadikan bahan pertimbangan terencana dan informasional. Dengan memperhatikan pengalaman sebelumnya diharapkan para pemimpin perusahaan bisa mengambil keputusan terbaik tanpa harus tergesa-gesa nantinya.
4. Kegiatan Operasional Berjalan Efisien
Pentingnya melakukan manajemen rekod dan arsip tentunya berkaitan erat dengan lancarnya seluruh kegiatan operasional perusahaan. Seluruh data informasi yang sudah didapatkan akan dikelola seoptimal mungkin, sehingga bisa digunakan lain waktu saat dibutuhkan perusahaan.
Dengan sistem manajemen terarah, dokumen akan lebih mudah diakses secara cepat. Kamu jadi tidak perlu membuang banyak waktu untuk menggandakan pekerjaan atau mencari informasi lagi. Hanya perlu membuka data lama, kemudian bisa melanjutkan kegiatan operasional berikutnya.
5. Sebagai Pemenuhan Audit
Kegiatan manajemen rekod akan memudahkan perusahaan memenuhi seluruh persyaratan audit internal maupun eksternal dari pihak luar. Seperti banyak diketahui, perusahaan yang akan melalui proses audit perlu menyiapkan berbagai bentuk dokumen penting sesuai permintaan auditor.
Apabila manajemen rekod dan kearsipan sudah dipersiapkan secara matang, perusahaan hanya perlu membukanya kembali sebagai persyaratan audit. Dengan adanya bukti dokumentasi akurat, maka perusahaan bisa dianggap memenuhi seluruh kebijakan atau standar yang berlaku.
6. Bentuk Penanganan Risiko
Selain dibutuhkan sebagai persyaratan audit, manajemen rekod dan kearsipan juga bermanfaat untuk mengurangi risiko reputasi, keuangan serta hukum. Risiko seperti ini memang rentan dialami oleh perusahaan saat melaksanakan kegiatan operasionalnya sehingga perlu adanya backup.
Cara melakukan penanganan terhadap suatu permasalahan membutuhkan pemahaman terhadap informasi perusahaan. Kamu bisa memberikan beberapa data arsip yang dibutuhkan sebagai bukti konkret untuk mencegah dampak risiko bisa menimbulkan kerugian bagi perusahaan.
7. Sebagai Penelitian dan Pengembangan
Manajemen rekod dan arsip ternyata sangat bermanfaat dalam bidang penelitian pengembangan lho. Semua data arsip yang sudah disusun hingga dikelola dengan baik bisa dijadikan sebagai sumber informasi peneliti saat memecahkan suatu topik permasalahan. Sangat berharga, bukan?
Untuk memajukan perusahaan, kamu juga membutuhkan inovasi baru yang bisa didapatkan dari data rekod maupun arsip sebelumnya. Tidak semua inovasi bisa didapatkan dari klien, namun perusahaan juga belajar dari pengalaman masa lalu atau sejarah organisasi sebelumnya.
8. Perlindungan Terhadap Kerugian Data
Manajemen rekod kearsipan bisa memberikan perlindungan terhadap kerugian data yang mungkin dialami perusahaan di masa mendatang. Perusahaan bisa berisiko mengalami kehilangan data dalam perangkat, oleh sebab itu rekod arsip data bisa digunakan sebagai backup terbaik.
Apalagi peraturan pemerintah saat ini juga mewajibkan organisasi atau perusahaan melakukan pencadangan data secara berkala. Tujuannya agar semua perusahaan bisa melindungi rekod vital, kemudian tidak mengalami kehilangan data yang bisa menimbulkan kerugian fatal.
Contoh Manajemen Rekod dan Kearsipan Perusahaan
Rekod maupun arsip merupakan satu kesatuan, sehingga saling terkait mulai dari penyusunan sampai dengan penyimpanan. Data rekod maupun arsip bisa dijaga dan diakses secara efektif oleh perusahaan sesuai kebutuhannya pada masa mendatang. Bagaimana contoh rekod dan arsip perusahaan?
1. Contoh Manajemen Rekod
Manajemen pencatatan dan arsip menjadi mata kuliah UI yang banyak diminati karena prospek pekerjaannya sangatlah luas. Rekod bisa digunakan dalam bidang pencatatan karyawan seperti memuat informasi formulir pemutusan kerja, perubahan status, atau formulir penerimaan.
Selain bisa digunakan dalam bidang pencatatan karyawan, rekod sering digunakan perusahaan bisnis proyek. Kamu bisa menggunakan rekod untuk membicarakan rencana proyek, dokumentasi perubahan desain, dan laporan kemajuan pembangunan secara berkala.
Baca Juga : Mengenal Apa Itu Konsep Manajemen Perkantoran
Rekod juga bisa diaplikasikan untuk mencatat informasi data pelanggan seperti riwayat pembelian, formulir pendaftaran, catatan komunikasi, dan lain-lain. Rekod bisa dikemas dalam bentuk data fisik maupun data elektronik, namun pastikan sudah memenuhi kebijakan privasi pengguna.
2. Contoh Manajemen Arsip
Arsip biasanya tersedia dalam bentuk apa? Biasanya organisasi atau perusahaan menyimpan data laporan tahunan, surat pendiri, dan catatan sejarah berdirinya perusahaan. Nah, data tersebut bisa disimpan rapi sebagai keperluan jangka panjang atau bisa dibilang ‘warisan organisasi’.
Dokumen-dokumen dalam bidang hukum seperti perjanjian, kontrak, dan catatan hukum disimpan dalam bentuk arsip. Pengelolaan data arsip perlu dikelola secara akurat, sehingga perusahaan bisa mengaksesnya mudah saat dibutuhkan dalam kegiatan operasional kedepannya.
Dalam bidang kesehatan, manajemen arsip sangat dibutuhkan untuk menyimpan dokumen hasil medis pasien, data perawatan kesehatan serta hasil uji laboratorium. Tujuan arsip medis untuk menunjukkan kepatuhan hukum kesehatan, sehingga memberikan pelayanan terbaik bagi pasien.
Kesimpulan
Manajemen rekod dan arsip sangat bermanfaat dalam berbagai bidang organisasi maupun instansi perusahaan. Manajemen rekod dan kearsipan bisa digunakan untuk pelacakan informasi, kepatuhan hukum, pemenuhan audit, melindungi kerugian data, dan pertimbangan pengambilan keputusan.
Wujudkan Impianmu : Beasiswa 100% dari LKP Mandiri Entrepreneur Center!
Segera daftarkan dirimu dan ikuti jejak para pengusaha sukses yang telah kami latih. Bersama, kita akan membangun generasi penerus yang siap menghadapi tantangan dunia bisnis global.
Jangan tunda lagi! Jadilah bagian dari perubahan. Daftar sekarang di LKP Mandiri Entrepreneur Center dan mulailah perjalanan menuju kesuksesanmu. DAFTAR SEKARANG
