Dalam sebuah perusahaan, ada banyak aspek yang harus diperhatikan agar semua kegiatan yang ada di dalamnya bisa berjalan dengan baik, salah satunya yaitu manajemen perkantoran. Maka dari itu, sebagai pelaku usaha, kamu wajib mengetahui pengertian manajemen perkantoran, yah.
Bagi yang ingin mempelajari lebih dalam apa itu manajemen perkantoran, yuk cari tahu informasi selengkapnya mulai dari pengertian, fungsi dan tujuannya pada pembahasan di bawah ini.
Definisi Manajemen Perkantoran
Untuk memahami apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran, tentu kamu harus tahu terlebih dahulu pengertiannya. Jadi manajemen perkantoran merupakan sebuah kegiatan pengolahan data dan informasi perusahaan yang dilakukan secara rutin, konsisten dan berkesinambungan.
Pengolahan data ini tentunya dilakukan dengan mengikuti SOP yang berlaku, sehingga tujuan bisnis perusahaan dapat tercapai. Manajemen perkantoran juga bisa dibilang sebagai sebuah usaha yang ditujukan untuk mengarahkan kegiatan operasional atau administrasi kantor secara keseluruhan.
Baca Juga :Tips Sukses Budidaya Lobster Air Tawar, Auto Kaya Raya
Dengan demikian tujuan yang ingin dicapai perusahaan bisa dilakukan secara efisien dan pekerjaan dapat berjalan dengan baik.
Selain definisi di atas, berikut ini merupakan beberapa pengertian manajemen perkantoran menurut para ahli:
1. Menurut Prajudi Atmosudirdjo (1982)
Prajudi Atmosudirjo merupakan Direktur Lembaga Administrasi Negara yang pertama. Menurut beliau pengertian dari manajemen perkantoran yang terdapat di dalam Dasar-Dasar Ilmu Administrasi (1982), yaitu sebuah kombinasi antara corporate management dan operation management.
Corporate management yang dimaksud di sini yaitu kantor sebagai kesatuan yang terdiri dari tanah, gedung, personel dan perlengkapannya. Sedangkan operation management merupakan pekerjaan kantor.
2. Menurut GR Terry (1958)
George Robert Terry yang merupakan professor bisnis sekaligus penulis, yang berasal dari Amerika Serikat, juga turut menyampaikan pendapatnya mengenai manajemen perkantoran. Hal ini tertulis di dalam bukunya yang berjudul Principles of Management (1958).
Menurut Terry, manajemen perkantoran adalah sebuah perencanaan, pengawasan, pengorganisasian dan penggerak bagi yang melaksanakan pekerjaan kantor. Dengan demikian, tujuan-tujuan yang sudah ditentukan dapat tercapai.
3. Menurut J.C Denyer (1974)
Pengertian manajemen perkantoran dikemukakan oleh J.C Denyer dalam bukunya yang berjudul Office Management (1974). Menurutnya, manajemen perkantoran adalah pengorganisasian kantor dengan memanfaatkan pegawai sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan tertentu.
Caranya yaitu bisa dengan menggunakan perlengkapan yang paling cocok, metode yang tepat serta dengan memberikan lingkungan kerja yang sesuai.
4. Menurut Geoffrey Mills (1989)
Pakar manajemen lainnya yaitu ada Geoffrey Mills, yang disampaikan melalui bukunya dengan judul Modern Office Management (1989). Mills berpendapat bahwa manajemen kantor merupakan seni dalam membimbing personel kantor.
Caranya yaitu dengan menggunakan saran dan lingkungan yang sesuai, sehingga tujuan-tujuan yang telah ditentukan dapat tercapai.
5. Menurut Edwin Robinson (1953)
Berikutnya, pengertian manajemen perkantoran menurut pakar manajemen yaitu Edwin Robinson, turut memberikan pendapatnya dalam buku yang berjudul Textbook Of Office Management (1953).
Robinson berpendapat bahwa manajemen perkantoran merupakan bentuk pengarahan serta pengawasan segala pekerjaan perkantoran.
6. Menurut Wylie and Brecht (1961)
Dalam bukunya yang berjudul Office Organization and Management (1961), Harry L.Wylie dan Robert P.Brecht berpendapat bahwa manajemen perkantoran yaitu pemanfaatan dan pengendalian manusia, mesin, metode, dan material agar dapat diperoleh hasil, upaya, dan kualitas terbaik.
Selain itu, juga dapat dilakukan dengan waktu paling singkat, cara terpraktis dan dapat diterima manajemen puncak.
7. Menurut E.C Eyre (1989)
Pengertian manajemen perkantoran dari para ahli juga datang dari E.C. Eyre yang tercantum dalam bukunya dengan judul Office Administration (1989).
Eyre berpendapat manajemen perkantoran masih berkaitan dengan penyediaan layanan informasi, komunikasi dan pengamanan aset.
Baca Juga : Cara Budidaya Belut, Mulai Bibit Sampai Panen [LENGKAP]
8. Menurut Thukaram Rao (2000)
Thukaram Rao adalah seorang ahli dibidang manajemen dan akuntansi. Definisi tentang manajemen perkantoran disampaikannya dalam buku dengan judul Office Organisation and Management (2020).
Menurut Rao manajemen perkantoran merupakan bentuk dari sebuah perencanaan, pengorganisasian serta pengendalian dokumen dalam suatu organisasi oleh administrator.
Fungsi Manajemen Perkantoran
Setelah kamu memahami pengertian manajemen perkantoran, selanjutnya yaitu mengenai fungsinya. Jadi di dalam sebuah badan usaha, manajemen perkantoran menjadi salah satu aspek yang sangat penting.
Seorang manajer kantor memiliki tanggung jawab utama dalam melakukan perencanaan, implementasi dan evaluasi untuk memastikan bahwa bisnis berlangsung dengan lancar. Untuk lebih jelasnya, kamu bisa simak beberapa fungsi manajemen perkantoran berikut ini:
1. Perencanaan
Dalam membuat sebuah keputusan, perencanaan merupakan tahap awal yang perlu dilakukan. dalam tahapan ini, perlu dilakukan proses identifikasi untuk menunjukkan tujuan jangka pendek dan jangka panjang yang ingin diraih dalam bisnis.
Untuk itu, kamu bisa mencoba untuk membuat dan menyusun rencana yang harus dilakukan agar dapat mencapai tujuan tersebut.
Rencana yang dimaksud di sini bisa berupa rincian tugas yang harus diselesaikan bagi semua pemangku kepentingan. Selain itu, juga mencakup mengenai tindakan yang harus diikuti sebagai bentuk kepastian konsistensi, sehingga produktivitas bisa meningkat.
2. Staffing
Fungsi manajemen perkantoran selanjutnya adalah staffing. Maksud dari staffing di sini adalah salah satu bentuk dari tanggung jawab yang terdapat di dalam manajemen perkantoran. Kegiatan ini mencakup proses seleksi, rekrutmen, kompensasi dan pelatihan.
Selain itu, jenis pekerjaan ini juga meliputi proses promosi dan pensiun karyawan, sehingga keseimbangan sumber daya manusia di dalam perusahaan bisa tetap terjaga dengan baik.
Di sini manajer juga dituntut agar dapat mengisi setiap jenis posisi dengan orang yang tepat, sesuai dengan keahlian serta kemampuan yang dimiliki. Dengan demikian, semua staf akan terlibat dalam mencapai tujuan perusahaan.
3. Pengarahan
Melihat pengertian manajemen perkantoran yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam mengarahkan kegiatan operasional dan administrasi, tentu sudah menjadi fungsinya untuk memberikan pengarahan kepada anggota tim mengenai rencana yang harus dieksekusi.
Jika rencana telah selesai disusun dan sumber daya yang diperlukan telah diperoleh, maka langkah selanjutnya tentu masuk ke dalam tahap eksekusi. Di sini fungsi manajemen perkantoran diperlukan dalam mengarahkan tim untuk menyelesaikan tanggung jawabnya secara efektif dan efisien.
Bentuk pengarahan ini bisa dilakukan dengan memberikan pelatihan dan instruksi tindak lanjut, sehingga bisa dilakukan proses verifikasi bahwa prosedur tersebut telah dipahami oleh setiap individu dan bisa dilaksanakan dengan baik.
Selain itu, penting juga bagi kamu untuk mempertimbangkan cara untuk menangani individu dalam tim yang tidak bisa mematuhi prosedur tersebut.
4. Komunikasi
Sebagai pemilik usaha, kamu juga harus memahami bahwa pengertian manajemen perkantoran tidak hanya berhenti pada proses implementasi dan pengarahan kepada karyawan.
Namun juga perlu untuk melakukan komunikasi yang baik agar dapat memastikan bahwa semua pihak telah mematuhi prosedur yang sudah ditetapkan dalam rencana yang dibuat. Komunikasi bertujuan untuk membina hubungan yang lebih positif antar manusia.
Selain itu, dengan berkomunikasi juga bisa membantu dalam memahami tuntutan tenaga kerja dengan baik. Komunikasi wajib banget untuk kamu kuasai, karena dalam tahapan ini keberadaan kejujuran, kejelasan dan pemanfaatan informasi adalah aspek yang sangat penting.
5. Kontrol
Kontrol yang dilakukan oleh pihak atasan tidak melulu berujung mengenai persoalan manajemen mikro saja, akan tetapi juga dilakukan untuk memastikan apakah rencana yang sudah dirancang berjalan lancar.
Caranya yaitu bisa dengan memberikan kebebasan bagi setiap anggota tim agar bisa memberikan tindakan terbaik yang bisa dilakukan. Hal ini juga diterapkan dalam melakukan prosedur secara fisik ataupun komputerisasi dalam elemen bisnis yang berbeda, untuk memastikan konsistensi.
Pada saat melakukan pengontrolan bawahan, tentu penerapan fleksibilitas dan adaptasi harus tetap diperhatikan sesuai dengan nilai dan persyaratan dari kantor.
6. Koordinasi
Menelisik pengertian manajemen perkantoran, salah satu yang termasuk ke dalam proses pengelolaan kegiatan dalam perusahaan adalah koordinasi. Tidak bisa dipungkiri bahwa tahapan ini memang sulit dilakukan.
Karena koordinasi memerlukan keseimbangan tim yang terdapat di dalam unit bisnis, dengan demikian masing-masing pihak dapat bekerja secara harmonis.
Landasan penting pada tahap koordinasi yang perlu diperhatikan yaitu didasari pada sejumlah gagasan penting. dalam hal ini mencakup keberlanjutan serta menghilangkan birokrasi. Sehingga proses yang berjalan bisa lebih transparan dan jelas.
7. Motivasi
Salah satu tugas dari manajer kantor yang paling menantang yaitu dapat menginspirasi staf lainnya. Motivasi yang berasal dari diri sendiri maupun orang lain merupakan hal yang penting karena berguna dalam mencapai tujuan bersama.
Pada saat memimpin, penting sekali bagi kamu untuk menjaga moral dan contoh yang baik. Maka dari itu, agar motivasi tetap terjaga kamu harus bisa menjadi seorang pemimpin yang sopan, jujur dan sportif.
Baca Juga : Cara Budidaya Ikan Lele, Mulai Bibit Sampai Jadi Cuan !!
Tujuan Manajemen Perkantoran
Jika kamu sudah memahami mengenai fungsinya. Berikutnya yaitu akan dibahas tujuan dari manajemen perkantoran. Manajemen perkantoran diperlukan dalam sebuah perusahaan karena memuat beberapa tujuan, diantaranya yaitu sebagai berikut:
- Menyediakan informasi secara menyeluruh bagi individu yang mempunyai tanggung jawab dalam mengerjakan tugas-tugas administrasi.
- Membuat individu agar terdorong untuk melakukan tugas dibidang administrasi menjadi lebih teliti dan cermat. Selain itu, juga meningkatkan pelayanan menjadi lebih baik kepada mitra bisnis.
- Membantu bisnis dan organisasi dalam mempertahankan dan memenuhi tuntutan yang ada.
- Membuat catatan yang lengkap, menyeluruh, relevan dan terkini dengan akurat tepat waktu dan akuntabel.
Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran
Setelah mengetahui pengertian manajemen perkantoran dan fungsinya, berikutnya kamu harus tahu mengenai ruang lingkupnya. Jadi umumnya dalam manajemen perkantoran terbagi menjadi dua jenis ruang lingkup. Ada apa saja? Berikut ini penjelasan lengkapnya tentang ruang lingkup tersebut:
1. Aktivitas Kantor
Jenis yang pertama yaitu ada aktivitas kantor. Secara umum, aktivitas kantor ini meliputi kegiatan perencanaan, koordinasi dan pemantauan kegiatan operasi kantor.
Dalam aktivitas kantor ini juga meliputi mengenai hal-hal yang akan terjadi baik itu dilakukan antara tim internal atau eksternal itu selama jam kerja atau di luar jam kerja.
2. Sarana Pekerjaan Kantor
Sarana pekerjaan kantor atau fasilitas kantor meliputi lokasi, gedung, mesin-mesin kantor hingga peralatan. Selain itu, fasilitas kantor juga meliputi barang-barang tambahan yang dapat mendukung efektivitas kerja.
Namun untuk barang-barang pribadi yang dimiliki oleh karyawan tidak termasuk ke dalamnya.
Kesimpulan
Pengertian manajemen perkantoran adalah salah satu usaha untuk mengelola data dan informasi perusahan, dalam mengarahkan kegiatan operasional dan administrasi secara keseluruhan agar dapat berjalan dengan baik.
Berdasarkan pendapat dari beberapa ahli juga dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran merupakan pengelolaan perkantoran mulai dari sumber daya manusianya, metode, hingga peralatan perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu.
Wujudkan Impianmu : Beasiswa 100% dari LKP Mandiri Entrepreneur Center!
Segera daftarkan dirimu dan ikuti jejak para pengusaha sukses yang telah kami latih. Bersama, kita akan membangun generasi penerus yang siap menghadapi tantangan dunia bisnis global.
Jangan tunda lagi! Jadilah bagian dari perubahan. Daftar sekarang di LKP Mandiri Entrepreneur Center dan mulailah perjalanan menuju kesuksesanmu. DAFTAR SEKARANG
Leave a Comment