Yuk Cari Tahu Apa Itu Manajemen Kearsipan, Penjelasannya!

Dalam sebuah organisasi atau perkantoran, praktek manajemen kearsipan merupakan suatu hal yang sangat dibutuhkan dalam kegiatan operasi sehari-hari. Hal ini dilakukan untuk menjaga agar kegiatan perkantoran dapat berjalan lebih mudah dan teratur.

Namun seringkali beberapa organisasi mengabaikan tentang hal ini. Padahal dengan mengelola catatan secara tepat maka bisa mempermudah dalam proses pengaturan dokumen dan mendukung kinerja menjadi lebih efektif dan efisien.

Pengertian Manajemen Kearsipan

Jadi istilah ini juga dikenal sebagai penyimpanan catatan, maksudnya sama seperti yang tersirat dalam namanya, yaitu proses yang dilakukan untuk mengelola, menata dan mengamankan dokumen, catatan atau rekaman organisasi.

Selain itu, istilah ini juga bisa dikatakan sebagai proses yang dilakukan untuk melacak dan menyimpan catatan proyek dengan cara yang benar dan tepat. Sehingga bisa dibilang sebagai sebuah sistem yang digunakan untuk mengatur, merencanakan serta melacak catatan proyek.

Baca Juga : Cari Tahu Pengertian Manajemen Perkantoran, Fungsi, dan Tujuan

Sehingga orang yang membutuhkannya nanti di masa mendatang bisa dengan mudah untuk mengakses dan mendapatkannya. Catatan sendiri merupakan informasi yang berisi detail penting untuk proyek untuk mengelola proyek, jadi harus disimpan pada tempat yang aman.

Dalam sebuah bisnis, proses ini akan terus berjalan selama perusahaan masih terus beroperasi. Hal ini menjadi bukti bahwa dokumen yang disimpan bisa menjadi salah satu cerminan akan sejarah dari sebuah bisnis.

Namun mengelola kearsipan di sini bukan hanya sekedar mempunyai lemari arsip sebagai tempat penyimpanan. Proses pengelolaan kearsipan bisa dikatakan berhasil maka harus bisa berjalan pada suatu proses untuk mengklasifikasikan, membuat, menerima dan memelihara catatan tersebut.

Tidak hanya itu saja, penghapusan atau pemusnahan dokumen organisasi yang aman juga menjadi bagian dalam proses pengelolaan arsip ini. Adapun beberapa jenis dokumen yang penting dipertimbangkan untuk diarsipkan oleh manajer catatan diantaranya yaitu:

• Dokumen digital
• Laporan
• Dokumen kertas atau catatan dalam bentuk offline lainnya
• Sertifikat
• Audit
• Kontrak
• Video
• Email/pesan media

Tujuan Manajemen Kearsipan

Setiap organisasi tentu akan mengusahakan agar proses pengurusan arsip bisa dilayani dengan tepat dan cepat terutama ketika sedang dibutuhkan.

Seperti yang sudah diketahui bahwa arsip memiliki fungsi sebagai pusat ingatan dan informasi, maka dari itu pengurusan kearsipan harus diupayakan.

Dengan demikian, proses pengurusan dan pengelolaan ini bisa berjalan efektif dan efisien, serta dapat berfungsi secara maksimal sebagaimana dengan peranannya. Adapun untuk tujuan secara umum mengenai manajemen arsip sendiri yaitu sebagai berikut:

• Menyimpan catatan atau dokumen pada tempat yang aman selama masih dibutuhkan.
• Mengumpulkan seluruh bahan-bahan yang masih berkaitan dengan suatu permasalahan tertentu, sehingga menjadi suatu kumpulan data yang lengkap.
• Menyiapkan dokumen setiap kali dibutuhkan.

Pedoman Penyelenggaraan Manajemen Pengarsipan

Mengingat kegiatan pengelolaan kearsipan ini merupakan hal yang penting, maka dalam proses penyelenggaraanya manajemen arsip harus berpedoman pada ciri-ciri berikut ini:

• Mengurus dan mengelola jenis arsip yang mengalami kemungkinan paling sedikit melalui pemusnahan yang teratur dan program retensi. Arsip yang memiliki jumlah sedikit bukan berarti dengan sengaja melakukan pengurangan arsip yang disimpan, namun semata-mata agar jumlahnya menjadi lebih sedikit. Akan tetapi sedikit di sini berarti arsip tersebut merupakan yang benar-benar berkualitas serta dapat memberikan pelayanan terhadap kebutuhan dari organisasi.
• Dalam melakukan pengurusan arsip senantiasa menerapkan prinsip efektivitas dan efisiensi.
• Pengelolaan arsip dilakukan melalui program seleksi yang mantap sehingga dapat menyediakan arsip-arsip atau dokumen yang bermutu.
• Selalu mengusahakan penekanan biaya agar lebih hemat.

Proses Manajemen Kearsipan

Maksud dari proses ini yaitu siklus kearsipan yang dilakukan mulai dari tahap pembuatan hingga penyimpanan atau pemusnahan arsip. Untuk itu, agar bisa memahami lebih dalam mengenai proses ini, simak penjelasan setiap langkahnya pada uraian di bawah ini:

1. Mengidentifikasi dan Mengkategorisasi

Setiap arsip harus dilakukan proses identifikasi terlebih dahulu agar bisa mengelola informasi penting secara tepat. Selain itu, untuk mempermudah dalam mengaksesnya kembali dokumen tersebut bisa dikategorikan berdasarkan pada isi, jenis atau kepentingannya.

2. Mengatur dan Menyimpan Arsip

Pada langkah ini maka bisa dilakukan dengan menemukan lokasi atau tempat yang sesuai untuk menyimpan dokumen/catatan, lalu diatur sedemikian rupa agar lebih mudah diakses atau diambil kembali apabila dibutuhkan.

Dalam hal ini bisa termasuk menggunakan sistem pengarsipan yang bersifat fisik, database digital atau penyimpanan dengan kombinasi keduanya.

3. Pengawetan dan Perlindungan Arsip

Perlindungan dan pelestarian arsip agar tetap awet dan terjaga, membutuhkan jaminan bahwa arsip yang disimpan bisa digunakan kembali selama masih diperlukan. Dalam hal ini bisa dilakukan upaya-upaya yang melibatkan penggunaan bahan penyimpanan sebagai pelindung.

Baca Juga : Mengenal Jurusan Manajemen Perkantoran dan Prospek Kerja

Selain itu juga bisa dengan melakukan kegiatan pencadangan data secara rutin dan berbagai tindakan pencegahan lainnya, sehingga bisa terhindar dari kehilangan atau kerusakan.

4. Mendapatkan dan Menggunakan Arsip

Pengelolaan manajemen kearsipan ini memerlukan pemberian akses ke arsip bagi pegawai yang memerlukan. Namun sebelumnya penting untuk memastikan terlebih dahulu bahwa arsip tersebut bisa diakses serta digunakan apabila dibutuhkan.

Dalam menggunakan catatan atau dokumen mungkin membutuhkan alat bantu seperti alat pencarian, indeks atau yang lainnya sehingga informasi yang diperlukan bisa ditemukan.

5. Pembuangan atau Pemusnahan Dokumen

Langkah manajemen yang satu ini memastikan bahwa dokumen atau catatan yang sudah usang akan dibuang. Hal ini sesuai dengan peraturan dan hukum yang berlaku mengenai kearsipan.

Pembuangan atau pemusnahan dokumen bisa dilakukan dengan menghapus catatan elektronik, merobek catatan kertas maupun jenis metode pembuangan yang lainnya.

Asas-Asas Manajemen Kearsipan

Asas penyelenggaraan kearsipan terdapat dalam UU No.43 Tahun 2009, pasal 4 yakni:

1. Kepastian Hukum

Dalam proses penyelenggaraan kearsipan harus berlandasan pada hukum dan selaras pada peraturan perundang-undangan yang berlaku. Selain itu, juga harus menjunjung kepatutan dan keadilan berdasarkan kebijakan penyelenggara negara.

2. Keautentikan dan Kepercayaan

Dalam mengelola arsip, salah satu asas yang wajib dipegang yaitu upaya untuk menjaga keaslian dan keterpercayaan dari arsip tersebut. Dengan demikian, nantinya bisa dipakai sebagai bahan dan bukti yang memiliki akuntabilitas.

3. Keutuhan

Kelengkapan arsip harus dijaga dengan baik agar terhindari dari upaya penambahan, pengurangan, dan pengubahan informasi maupun bentuk fisiknya. Karena hal tersebut bisa mempengaruhi keautentikan serta kepercayaan dari arsip itu sendiri.

4. Asal-Usul

Maksud dari asas ini yaitu arsip harus tetap terjaga dan terkelola dalam satu kesatuan dari pencipta arsip. Jadi nantinya arsip tidak akan bercampur dengan arsip dari pencipta arsip yang lainnya.

5. Aturan Asli

Asas manajemen kearsipan ini dilakukan dengan tujuan untuk menjaga arsip agar bisa ditata berdasarkan pengaturan aslinya, atau pengaturan tersebut sesuai dengan arsip pada saat masih digunakan.

6. Keamanan dan Keselamatan

Asas keamanan yang dimaksud di sini yaitu dalam proses penyelenggaraanya harus bisa memberikan jaminan keamanan sehingga bisa terhindar dari adanya kemungkinan kebocoran atau penyalahgunaan informasi oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.

Sedangkan maksud dari asa keselamatan yaitu penyelenggaraan ini bisa memberikan jaminan arsip dapat selamat dari adanya ancaman baik itu yang diakibatkan oleh alam maupun perbuatan manusia.

7. Keprofesionalan

Dalam asas ini menyatakan bahwa penyelenggaraan kearsipan sebagai salah satu proses penting, harus dikerjakan oleh sumber daya manusia yang mempunyai kompetensi di bidangnya, atau oleh seorang profesional kearsipan.

8. Keresponsifan

Cepat tanggap ketika terdapat masalah kearsipan maupun masalah lainnya yang masih berkaitan, khususnya yaitu jika terjadi kerusakan, kehancuran atau hilangnya arsip.

9. Keantisipatifan

Manajemen kearsipan harus didasari pada kesadaran atau antisipasi kemungkinan terjadinya perubahan dan perkembangan.

10. Kepartisipatifan

Memberikan ruang bagi masyarakat untuk berperan dan turut berpartisipasi di bidang kearsipan.

11. Akuntabilitas

Proses pengelolaan kearsipan juga harus bisa merefleksikan peristiwa dan kegiatan yang direkam sehingga akuntabilitasnya tetap terjaga.

12. Kemanfaatan

Kegiatan kearsipan yang dilakukan harus bisa memberikan manfaat untuk kehidupan berbangsa, bernegara dan bermasyarakat.

13. Aksesibilitas

Kearsipan yang dilakukan bisa memberikan kemudahan, keterjangkauan, dan ketersediaan bagi masyarakat untuk mengaksesnya.

14. Kepentingan Umum

Memperhatikan kepentingan umum tanpa melakukan diskriminasi pada golongan tertentu.

Apa Saja Sistem Kearsipan?

Sistem kearsipan merupakan pengaturan penyimpanan arsip yang dilakukan secara sistematis dan logis, dengan menggunakan nomor, abjad, huruf maupun kombinasi dari nomor dan huruf, yang menjadi identitas bagi arsip tersebut.

Dalam manajemen kearsipan, terdapat 5 cara yang bisa digunakan, diantaranya yaitu:

1. Sistem Abjad (Alphabetical System)

Sistem abjad disebut juga dengan sistem alfabetis, yaitu sebuah sistem penyimpanan arsip yang dilakukan dengan memakai metode penyusunan abjad. Jadi identitas arsip disusun menggunakan urutan nama-nama yang dimulai dari huruf A hingga Z.

Penggunaan sistem abjad ini bisa untuk arsip-arsip yang memiliki dasar penyusunan menggunakan nama orang, nama lokasi/tempat, nama organisasi, nama masalah/subjek dan nama benda.

2. Sistem Subjek/Masalah/Perihal (Subject System)

Sistem subjek adalah sistem yang digunakan untuk kegiatan penyimpanan arsip dengan memberikan identitas berdasarkan pada pokok masalah surat.

Jadi sebelum menerapkan sistem ini, perlu dilakukan proses penyusunan pedoman agar bisa dijadikan sebagai dasar dalam menata arsip pada tempatnya.

3. Sistem Nomor (Numerical System)

Sistem nomor juga menjadi salah satu sistem yang digunakan dalam manajemen kearsipan yaitu dengan menggunakan nomor-nomor kode tertentu, yang ditetapkan dalam setiap arsip.

4. Sistem Tanggal (Chronological System)

Selanjutnya yaitu ada sistem tanggal yang menggunakan tanggal surat sebagai dasar penyimpanan arsip. Jadi untuk surat masuk menggunakan tanggal diterima, sedangkan untuk surat keluar menggunakan tanggal surat dikirim.

Baca Juga : Mengenal Apa Itu Konsep Manajemen Perkantoran

Di dalam sebuah surat umumnya terdapat 3 tanggal di dalamnya yaitu ada tanggal surat tersebut diketik atau dibuat, tanggal surat diterima atau dikirim dan tanggal yang menyebutkan permasalahan surat.

Ketiga tanggal tersebut bisa dipilih menjadi acuan atau pedoman untuk menyimpan dan mengelola arsip.

5. Sistem Daerah/Wilayah (Geographical System)

Terakhir yaitu ada sistem daerah atau wilayah, dimana dalam sistem ini penyimpanan arsip dilakukan berdasarkan pada pembagian daerah atau wilayah. Jadi arsip-arsip tersebut akan disusun berdasarkan pada pembagian daerah atau wilayah yang menjadi alamat dari surat tersebut.

Daerah atau wilayah ini bisa didapatkan dari asal dan kemana surat tersebut akan dikirim.

Kesimpulan

Manajemen kearsipan adalah proses pengelolaan, pengaturan, penyusunan dan penyimpanan catatan organisasi, agar bisa lebih mudah diakses dan didapatkan ketika sedang dibutuhkan.

Bisa dibilang bahwa hal ini menjadi pusat ingatan dan informasi dalam sebuah organisasi atau perusahaan.