Cari Tahu Apa Saja Asas-Asas Manajemen Perkantoran, di Sini!

Dalam pelaksanaan pengelolaan sebuah organisasi, asas-asas manajemen perkantoran adalah hal penting yang perlu kamu perhatikan. Di dalam asas tersebut, memuat prinsip-prinsip dan pedoman agar proses pengelolaan bisa berlangsung secara efektif dan efisien.

Asas manajemen perkantoran juga membantu kinerja manajer dalam mengambil keputusan yang tepat. Penasaran apa saja asas-asas tersebut? Kamu bisa mencari tahu jawabannya pada uraian berikut ini.

Apa itu Asas Manajemen Perkantoran?

Sebelum dimintai untuk jelaskan pengertian asas-asas manajemen perkantoran, kamu harus memahami apa yang dimaksud dari manajemen perkantoran itu sendiri.

Jadi berdasarkan Alwinda Manao, S. E., M.M., yang tertulis dalam Buku Ajar Pengantar Manajemen (2023), manajemen perkantoran merupakan hal-hal yang di dalamnya berkaitan dengan proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dalam lingkungan kantor.

Tujuan dari manajemen perkantoran yaitu memastikan adanya efisiensi, produktivitas serta kualitas dalam melaksanakan segala aktivitas operasional dalam perkantoran.

Selain itu, manajemen perkantoran juga menjadi upaya untuk memperhatikan apakah kebijakan dan prosedur yang berlaku sudah sesuai.

Baca Juga : Cari Tahu Pengertian Manajemen Perkantoran, Fungsi, dan Tujuan

Sedangkan, definisi dari asas manajemen perkantoran adalah seperangkat pedoman dan prinsip yang diterapkan ketika mengelola operasi serta fungsi kantor. Prinsip-prinsip yang dimaksud di sini terdiri dari beberapa konsep di dalamnya.

Konsep tersebut yaitu mulai dari peraturan organisasi, penggunaan teknologi, tata kelola, komunikasi hingga manajemen sumber daya manusia. Jadi intinya konsep tersebut merupakan hal-hal yang masih berkaitan dengan lingkungan kantor.

Keberadaan asas-asas ini memiliki tujuan untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, serta pelayanan yang diberikan kantor. Maka dari itu, dalam hal ini penting dilakukan proses perencanaan yang cermat, pengendalian prose operasional dan pengorganisasian sistem administrasi.

Tidak hanya itu saja, kebijakan dan prosedur yang berlaku juga harus sesuai dan tepat.

Fungsi Asas Manajemen Perkantoran

Asas-asas manajemen perkantoran adalah penentuan kebijakan dalam melakukan pengerganisasian pengelolaan kantor atau pekerjaan kantor dan administrasi perkantoran.

Melihat pengertian tersebut maka fungsi dari asas manajemen perkantoran yaitu pedoman yang digunakan oleh manajer dalam menerapkan manajemen perkantoran pada sebuah organisasi.

Jadi fokus utamanya yaitu menciptakan lingkungan kerja yang lebih teratur, responsif terhadap adanya perubahan serta efisien. Dengan demikian, perkantoran tersebut bisa mendukung tujuan organisasi yang sudah direncanakan dengan baik.

Sebut dan Jelaskan Asas-Asas Manajemen Perkantoran?

Pengorganisasian merupakan penentuan dan penggolongan seluruh kegiatan yang diperlukan dalam mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Kemudian pengelompokkan kegiatan tersebut akan tersusun ke dalam suatu bagian yang nantinya akan dipimpin oleh seorang manajer atau kepala.

Setelah itu, barulah dilakukan pelimpahan wewenang atau tugas tertentu kepada karyawan agar dapat melaksanakannya di lapangan. Manajemen perkantoran ini dikaitkan ke dalam organisasi secara keseluruhan.

Maka dari itu, dalam penerapannya terdapat 3 (tiga) jenis asas, yakni ada sentralisasi, desentralisasi, dan dekonsentralisasi atau campuran antara asas sentralisasi dan desentralisasi. Penjelasan mengenai masing-masing dari asas tersebut adalah sebagai berikut:

1. Asas Sentralisasi

Pengertian dari asas sentralisasi adalah dasar atau pedoman dalam menerapkan manajemen perkantoran di sebuah organisasi secara ‘sentral’ atau terpusat. Jadi bisa diartikan bahwa penerapan jenis asas ini dipusatkan dalam satu bagian sendiri yang ada di dalam kantor atau organisasi.

Sementara untuk kelompok lainnya atau kelompok operatif tidak boleh mengerjakan tugas-tugas yang berhubungan dengan pekerjaan kantor. Kegiatan dalam bidang tata usaha seluruhnya dikerjakan oleh satuan pelayanan, dalam hal ini contohnya adalah bagian TU atau sekretaris.

Dalam jenis asas yang satu ini, posisi manajer kantor memiliki peran yang sangat menentukan. Bisa dibilang bahwa kepala kantor di sini memiliki tanggung jawab terhadap keberlangsungan dan tercapainya pekerjaan kantor kepada Top Manajer.

Cara untuk membedakannya yaitu kamu bisa melihat beberapa ciri-ciri dari kantor yang menerapkan asas sentralisasi ini, diantaranya sebagai berikut:

• Semua pekerjaan yang ada dipusatkan ke dalam satu bagian tersendiri.
• Pembagian beban kerja dilakukan secara merata.
• Jenis asas ini umumnya diterapkan dalam organisasi atau ruang lingkup kantor yang masih sederhana atau kecil.
• Peralatan dan perabotan kantor yang digunakan tergolong cukup sedikit.

2. Asas Desentralisasi

Selanjutnya asas-asas manajemen perkantoran yaitu ada asas desentralisasi. Maksud dari jenis asas yang satu ini yaitu penerapan kegiatan kantor dilakukan dengan cara membaginya menjadi beberapa unit kerja.

Pada dasarnya kantor yang menggunakan asas ini, penyelenggaraan kegiatan kantor ada pada seluruh unit atau bagian organisasi itu sendiri. Masing-masing bagian akan bekerja sebagai satu kesatuan yang seolah-olah seperti bagian yang berdiri sendiri.

Jadi bagi organisasi atau perusahaan yang mengadopsi asas ini, biasanya akan membuat beberapa divisi. Pembuatan divisi ini dilakukan berdasarkan pada jenis-jenis pekerjaannya.

Setiap kepala kantor atau manajer, memiliki tanggung jawab dalam pelaksanaan kegiatan perkantoran yang berada di bawah pimpinan.

Maka dari itu, setiap bagian tidak dapat melewati batas dari tanggung jawab yang telah diberikan. Sebagai contoh yaitu kepala bagian keuangan hanya mempunyai tanggung jawab mengurus segala kegiatan yang berhubungan dengan bagian keuangan saja.

Organisasi yang menggunakan asas ini juga akan melaksanakan tugas-tugas induknya untuk setiap satuan organisasi, dalam pelaksanaan kerja ketatausahaan yang terdapat di dalam lingkungan sendiri.

Contohnya yaitu bagian produksi yang terdapat dalam perusahaan juga melaksanakan tugas-tugas korespondensi.  Adapun untuk ciri-ciri dari kantor yang menerapkan asas ini, yaitu:

• Karena adanya pembagian unit kerja berdasarkan pada bidangnya masing-masing, pemberian layanan bisa lebih fokus dan mendetail.
• Organisasi yang menerapkan asas ini cenderung memiliki skala yang sudah besar.
• Pekerjaan cenderung lebih merata dan tidak bertumpuk hanya pada satu unit saja, karena setiap unit sudah memiliki kendali untuk layanan khusus.
• Umumnya asas ini diterapkan dalam lingkungan perkantoran yang menuntut kerja serba cepat.

3. Asas Dekonsentralisasi

Umumnya sebuah perusahaan atau organisasi yang telah berkembang dapat membentuk unit pelayanan pusat, yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam mengurus pekerjaan kantor yang ada di dalam seluruh perusahaan atau organisasi.

Sedangkan untuk jenis pekerjaan kantor yang kurang tepat apabila dilakukan secara terpusat maka bisa tetap dikerjakan dalam unit yang terpisah. Pengorganisasian yang demikian ini disebut sebagai asas dekonsentralisasi

Asas dekonsentralisasi yang merupakan gabungan dari kedua jenis asas-asas manajemen perkantoran sebelumnya yaitu asas sentralisasi dan desentralisasi. Jadi kantor yang menerapkan asas ini, tidak murni menggunakan asas sentralisasi maupun asas desentralisasi.

Tujuan dari digabungnya kedua asas ini yaitu agar kerja kantor bisa lebih optimal. Penerapan asas ini juga bisa lebih fleksibel karena dapat digunakan pada sebuah organisasi atau kantor dalam skala yang kecil maupun besar.

Baca Juga : Mengenal Jurusan Manajemen Perkantoran dan Prospek Kerja

Perusahaan memiliki jenis asas ini biasanya dilakukan berdasarkan pertimbangan praktis, maka dari itu sedikit sekali perusahaan yang hanya menggunakan satu jenis asas saja baik itu sentralisasi atau desentralisasi.

Dalam memilih sistem organisasi, tentu dilakukan dengan mempertimbangkan sistem mana yang paling banyak memberikan keuntungan bagi organisasi itu sendiri.

Proses penentuan ini dilakukan setelah dilakukan penilaian dan peninjauan dari berbagai segi, terutama dalam hal ketepatgunaannya.

Kekurangan dan Kelebihan Setiap Asas-Asas Manajemen Perkantoran

Setelah mengetahui masing-masing jenis asas manajemen perkantoran, berikut ini adalah penjelasan mengenai kekurangan dan kelebihannya. Dengan demikian, kamu bisa menentukan atau memilih sistem mana yang paling sesuai untuk diterapkan dalam suatu organisasi.

1. Asas Sentralisasi

Asas sentralisasi merupakan prinsip dalam manajemen perkantoran dimana kegiatan kerja dilakukan secara terpusat. Dengan sistem yang demikian, ada beberapa kekurangan dan kelebihan yang seringkali ditemui dalam aktivitas pengorganisasian.

a. Kelebihan Asas Sentralisasi

Berdasarkan sistem kerjanya, asas sentralisasi memiliki beberapa kelebihan apabila diterapkan dalam organisasi atau kantor, diantaranya yaitu sebagai berikut:

• Prosedur lebih mudah untuk diseragamkan.
• Proses pengawasan lebih mudah untuk dilakukan.
• Alat dan perabotan kantor bisa lebih hemat.
• Pembagian beban kerja bisa dilakukan secara merata.
• Kecilnya kemungkinan terjadinya kehilangan arsip atau kesalahan dalam proses penyimpanan arsip, hal ini karena arsip dikelola oleh orang-orang yang sudah profesional.
• Kecilnya kemungkinan adanya penyimpanan arsip ganda karena bisa segera diketahui arsip tersebut apakah duplikasi atau bukan.
• Pengaturan penggunaan sumber daya manusia bisa lebih luwes.

b. Kekurangan Asas Sentralisasi

Selain memiliki kelebihan, asas sentralisasi juga mempunyai kekurangan diantaranya yaitu sebagai berikut:

• Tidak cocok diterapkan pada perusahaan yang memiliki divisi-divisi tidak pada satu kompleks atau lokasi pelaksanaanya terpencar-pencar, karena hal ini bisa membuat pekerjaan tidak berjalan efektif dan efisien.
• Tidak bisa menampung beban pekerjaan yang terlalu banyak dalam waktu yang bersamaan.
• Permasalahan dan kebutuhan yang ada di divisi lain tidak semuanya dipahami oleh petugas pusat, sehingga pelaksanaan pekerjaan yang ada di unit bersangkutan menjadi terhambat.

2. Asas Desentralisasi

Asas-asas manajemen perkantoran untuk sistem desentralisasi ini memiliki ciri yaitu setiap satuan organisasi melakukan semua kerja perkantoran di samping mengerjakan tugas utamanya.

a. Kelebihan Asas Desentralisasi

Berikut ini adalah kelebihan penggunaan asas desentralisasi, yakni:

• Terhindar dari adanya penumpukan beban pekerjaan.
• Kebutuhan-kebutuhan khusus dari unit-unit bersangkutan bisa terlayani dengan baik.
• Pekerjaan pokok instansi dapat berjalan lebih lancar.

b. Kekurangan Asas Desentralisasi

Sedangkan kekurangan dari penggunaan asas desentralisasi adalah:

• Biaya yang dikeluarkan cukup besar karena ada banyak peralatan dan kebutuhan yang diperlukan.
• Kegiatan pengawasan kurang berjalan maksimal.
• Besarnya kemungkinan adanya dokumen yang ganda.
• Membutuhkan sumber daya manusia yang lebih banyak dan biaya yang besar untuk membayar gaji karyawan.
• Adanya kemungkinan penggunaan asas dan prosedur yang tidak seragam, dalam hal ini termasuk juga dengan peralatan.

3. Asas Dekonsentralisasi

Gabungan dari asas-asas manajemen perkantoran yaitu sentralisasi dan desentralisasi ini juga memiliki kekurangan dan kelebihan dalam penerapannya.

a. Kelebihan Asas Dekonsentralisasi

Kelebihan asas dekonsentralisasi adalah sebagai berikut:

• Prosedur dan tata kerja bisa lebih seragam.
• Karyawan yang ada di unit kerja bisa bertambah.
• Proses kerja bisa berjalan lebih lancar karena dokumen akan dikelola oleh unit pengolah.
• Pengendalian dan pembinaannya bisa lebih mudah.
• Adanya efisiensi di unit pengolah, hal ini karena arsip yang aktif dan tidak aktif dipisah.

Baca Juga : Mengenal Apa Itu Konsep Manajemen Perkantoran

b. Kekurangan Asas Dekonsentralisasi

Kekurangan asas dekonsentralisasi adalah sebagai berikut:

• Tenaga kerja yang dibutuhkan lebih banyak.
• Penyelenggaraanya dapat dilakukan pada dua tempat, sehingga membutuhkan peralatan yang banyak.
• Kemungkinan besar terjadi adanya dokumen atau arsip yang ganda.

Kesimpulan

Asas-asas manajemen perkantoran terbagi ke dalam 3 (tiga) jenis yaitu ada asas sentralisasi, desentralisasi dan dekonsentralisasi. Masing-masing penerapan asas tersebut memiliki kekurangan dan kelebihan.

Maka dari itu, sebelum memilih penggunaan asas yang tepat sesuaikan dan pertimbangkan terlebih dahulu dengan kantor atau organisasi yang kamu miliki. Dengan demikian, kelebihan yang diperoleh bisa dimaksimalkan serta kekurangannya bisa diminimalisir.

Wujudkan Impianmu : Beasiswa 100% dari LKP Mandiri Entrepreneur Center!

Segera daftarkan dirimu dan ikuti jejak para pengusaha sukses yang telah kami latih. Bersama, kita akan membangun generasi penerus yang siap menghadapi tantangan dunia bisnis global.

Jangan tunda lagi! Jadilah bagian dari perubahan. Daftar sekarang di LKP Mandiri Entrepreneur Center dan mulailah perjalanan menuju kesuksesanmu. DAFTAR SEKARANG