Mengenal Apa Itu Konsep Manajemen Perkantoran

Memahami konsep manajemen perkantoran adalah hal yang sangat penting, karena hal ini merupakan pekerjaan besar hingga melibatkan pemangku kepentingan di dalamnya. Jadi bukan hanya sekedar menangani tugas-tugas administrasi dan membagikan perlengkapan kantor saja, yah.

Seiring dengan berkembangnya waktu, konsep ini juga mulai mengalami perubahan yang pesat yaitu dikenal sebagai manajemen perkantoran modern. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai konsep manajemen ini, maka kamu bisa simak informasi selengkapnya pada uraian berikut.

Apa Itu Manajemen Perkantoran?

Dalam memahami apa itu manajemen perkantoran, kamu harus tahu definisinya terlebih dahulu. Jadi manajemen perkantoran adalah proses yang di dalamnya melibatkan perencanaan, desain, serta pelaksanaan kerja yang terdapat di dalam suatu kantor dan organisasinya.

Dalam hal ini juga termasuk dalam menciptakan lingkungan kerja yang terfokus dan dapat membimbing serta melakukan koordinasi, dalam melaksanakan kegiatan personel kantor untuk mencapai tujuan bisnis yang akan tercapai.

Baca Juga : SEO YouTube  Omset Penjualan Melejit Dengan Konten Video !

Manajemen kantor juga bisa diartikan sebagai pekerjaan yang memiliki fokus pada peningkatan efisiensi, produktivitas, dan kondisi kerja di dalam kantor. Untuk melaksanakannya, hal ini mungkin akan melibatkan berbagai tanggung jawab di dalamnya.

Tanggung jawab ini meliputi tempat kerja, menangani berbagai peralatan kantor yang diperlukan, mengelola anggaran kantor, membangun lingkungan kantor yang hangat, mengatur kegiatan kantor, mengelola komunikasi internal dan masih banyak lainnya.

Untuk menambah pemahaman kamu, berikut ini merupakan konsep manajemen perkantoran menurut para ahli.

• Menurut Mills Geoffrey, manajemen kantor merupakan seni dalam membimbing personel kantor. Hal ini dilakukan untuk mencapai tujuan bersama melalui sarana dan lingkungan yang sesuai.
• Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, manajemen perkantoran merupakan fungsi dari cabang seni dan ilmu manajemen. Dalam hal ini yaitu berkenaan dalam melaksanakan pekerjaan kantor agar dapat berjalan lebih efisien, dimana dan kapanpun harus dikerjakan.

Mengapa Penerapan Manajemen Perkantoran Penting?

Manajemen perkantoran menjadi konsep penting yang harus diperhatikan setiap perusahaan. Setiap kantor memerlukan aturan dasar yang mengikat sehingga dapat berjalan lebih teratur dan efisien.

Penting bagi kamu selaku pelaku usaha memastikan untuk mempunyai dasar-dasar yang kuat sebelum melangkah lebih jauh ke dalam proses yang kompleks.

Apabila kamu sudah mempunyai pemahaman dasar yang baik mengenai hal apa saja yang diperlukan agar kantor bisa berjalan dengan baik, maka nantinya ketika menemui masalah atau kendalah bisa lebih mudah untuk mengidentifikasi dan menyelesaikannya.

Terdapat empat elemen penting dalam konsep manajemen perkantoran, diantaranya yaitu ada perencanaan, pengorganisasian, memimpin serta mengendalikan.

Masing-masing elemen memiliki tanggung jawab khusus yang perlu dijaga agar dalam lingkungan kantor bisa saling bekerja sama secara harmonis. Selain itu, manajemen kantor juga sudah dikaitkan ke dalam beberapa aspek bisnis.

Pandangan manajemen perkantoran secara tradisional yaitu sebuah proses yang di dalamnya melibatkan penciptaan, pemeliharaan serta pengendalian sumber daya manusia yang terdapat di dalam suatu organisasi.

Jadi sudah sewajarnya tugas-tugas ini dipegang oleh manajer dalam suatu organisasi atau personel kantor eksternal.

Namun dengan adanya kemunculan Teknologi Informasi (TI), hal ini memungkinkan terjadinya proses yang lebih mudah dengan menggunakan program komputer untuk mengotomatisasi sebagian besar fungsi.

Fungsi Manajemen Kantor

Setelah mengetahui pentingnya konsep manajemen perkantoran, selanjutnya yaitu mengenai fungsi dari manajemen kantor. Pada dasarnya proses manajemen dan fungsi dasar manajemen masih saling berkaitan.

Fungsi manajemen biasa disingkat dengan sebutan POAC, yakni planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), actuating (pengarahan), dan controlling (pengendalian). Keempat fungi ini bisa tercapai secara bertahap, sehingga nantinya bisa terbentuk menjadi sebuah proses manajemen.

Baca Juga : LSI Keyword, Kunci Paling Ampuh Optimasi SEO [LENGKAP]

Dalam sebuah perusahaan atau organisasi, semua manajer memiliki tanggung jawab terhadap keempat fungsi tersebut. Penjelasan lebih lanjut dari fungsi manajemen perkantoran yaitu sebagai berikut:

1. Fungsi Perencanaan (Planning)

Perencanaan merupakan sebuah proses dalam menetapkan tujuan serta langkah-langkah yang harus dilakukan agar dapat mencapainya.

Dalam proses perencanaan, seorang manajer akan melakukan identifikasi terhadap hasil kerja yang ingin dicapai serta cara atau langkah untuk bisa meraihnya.

Dengan menetapkan tujuan yang jelas, maka orang-orang yang terlibat dalam suatu organisasi dapat mengembangkan rencana dan membuat strategi yang tepat.

Dalam membuat perencanaan, terdapat beberapa tindakan yang perlu dilakukan diantaranya yaitu menetapkan target atau tujuan seperti apa yang ingin dicapai, menentukan standar keberhasilan jika tujuan tercapai, dan menyiapkan sumber daya apa saja yang dibutuhkan.

Perencanaan kantor di sini dapat meliputi, perencanaan prosedur, tata ruang kantor dan perbekalan.

2. Fungsi Pengorganisasian (Organizing)

Konsep manajemen perkantoran juga memuat fungsi pengorganisasian, yaitu proses pemberian tugas, pengaturan kegiatan, dan pengalokasian sumber daya secara terkoordinir.

Pengorganisasian ini ditujukan kepada setiap individu maupun kelompok untuk menerapkan rencana yang telah ditetapkan.

Melalui proses ini, maka manajer bisa mewujudkan rencana yang telah disusun menjadi tindakan nyata dengan menentukan tugas, menunjuk personel serta menyediakan sumber daya atau teknologi yang dibutuhkan.

3. Fungsi Pelaksanaan (Actuating)

Fungsi pelaksanaan atau actuating adalah salah satu rangkaian dari prosedur manajemen perkantoran. Di dalamnya yaitu meliputi seluruh kegiatan dari pimpinan organisasi kantor dalam meneliti menyesuaikan serta mengoreksi kegiatan yang berhubungan dengan ketatausahaan.

Selain itu, tahap perencanaan juga termasuk ke dalam suatu proses untuk menumbuhkan semangat di antara para karyawan, agar dapat bekerja dengan rajin serta memberikan bimbingan sehingga dapat melaksanakan rencana yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan.

Menciptakan komitmen di antara para karyawan bisa menjadi salah satu upaya dalam mencapai tujuan, serta mendorong karyawan agar memberikan kemampuan terbaiknya untuk kepentingan organisasi.

4. Fungsi Pengendalian (Controlling)

Pengukuran kinerja bisa dilakukan dengan membandingkan antara hasil sesungguhnya yang telah digapai dengan rencana, kemudian nantinya bisa diambil tindakan pembetulan apabila diperlukan. Melalui tahapan pengendalian ini, manajer bisa melakukan kontak secara aktif dengan karyawan.

Selain itu, dalam tahapan ini juga bisa menjadi salah satu cara untuk mendapatkan serta menginterpretasikan laporan hasil kinerja. Informasi tersebut nantinya bisa menjadi pedoman untuk merencanakan tindakan yang mengarah pada proses pembangunan dan perubahan.

Perubahan Konsep Manajemen Perkantoran Modern

Dalam beberapa tahun terakhir ini, manajemen perkantoran sudah mengalami perkembangan yang sangat pesat. Dari awalnya karyawan dari resepsionis dan sekretaris yang memiliki tugas menyampaikan pesan dan membuat fotokopi telah berubah.

Tugas dari posisi tersebut sekarang ini telah menempati peran yang strategis di dalam sebuah perusahaan. Sekarang ini banyak manajer kantor yang bertemu dengan staf senior secara teratur, karena tanggung jawab yang dibebankan memiliki keputusan penting.

Keputusan penting tersebut meliputi lokasi kantor, peningkatan produktivitas dan masih banyak lagi.

Ciri-Ciri Kantor yang Modern

Kantor merupakan istilah untuk menyebutkan suatu kegiatan perkantoran/berkantor. Adapun pengertian dari manajemen perkantoran modern yaitu penyelenggaraan kegiatan perkantoran yang sudah terkini.

Maksud dari perkantoran terkini di sini yaitu perkantoran yang dalam penyelenggaraan semua kegiatannya dilakukan menggunakan peralatan mutakhir, sesuai dengan perkembangan zaman.

Hal ini berlaku dalam segala aspek mulai dari penyusunan tata ruang, tata laksana dan sistem manajemen yang modern. Jadi perkantoran modern bisa digambarkan sebagai gedung yang memiliki tata ruang yang baik, alat dan perlengkapan berkualitas, dan pegawai yang mempunyai disiplin tinggi.

Selain itu juga memiliki sistem manajemen yang terukur, terarah, terstruktur dan juga mempunyai pola pikir dan sikap yang konstruktif, serta bertindak berdasarkan pada tuntutan zaman. Jadi semua lini dan aspek harus selalu diupgrade agar bisa terus beriringan dengan kemajuan zaman.

Baca Juga : 13+ Tools SEO Paling Ampuh Untuk Optimasi Website

Dari penjelasan tersebut bisa disimpulkan bahwa indikator dari manajemen modern yaitu sebagai berikut:

• Mempunyai gedung dengan tata kelola ruang dan desain yang baik, serta menggunakan perlengkapan dan alat kantor seperti meubelair.
• Memiliki pegawai dengan disiplin tinggi, sikap dan pola berfikir yang konstruktif sesuai dengan perkembangan zaman.
• Menerapkan tata laksana yang efektif, efisien, demokratis, produktif, manusiawi dan berkeadilan, serta mendayagunakan anggaran biaya.
• Menerapkan prosedur, sistem dan tata kelola kegiatan perkantoran yang jelas, dan transparansi.

Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern

Konsep manajemen perkantoran juga memiliki prinsip-prinsip yang harus dipatuhi. Prinsip dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia memiliki arti yang sama dengan asas, yaitu kebenaran yang dipegang menjadi dasar dalam berpikir serta bertindak.

Pelaksanaan prinsip dasar manajemen modern ini apabila dilakukan dengan baik, maka diharapkan bisa membantu proses pekerjaan terlaksana dengan berdaya guna dan berhasil. Dengan demikian, pekerjaan tersebut bisa tercapai secara efektif, efisien dan sempurna.

Untuk memahami lebih lanjut, berikut ini adalah pola prinsip dalam manajemen perkantoran.

• Manajer merupakan seorang eksekutif yang mahir dalam menyusun rencana, menjalankan roda aktivitas organisasi serta melakukan kegiatan pengawasan. Selain itu, seorang manajer juga menjadi panutan bagi bawahannya dan memiliki sikap yang bersahaja dan berwibawa.
• Tata kelola ruang kantor dilakukan dengan baik dan tepat, sehingga karyawan bisa bekerja dengan aman dan nyaman dalam menyelesaikan tugas-tugasnya.
• Peralatan dan perlengkapan kantor tersedia lengkap dan dalam kondisi yang baik.
• Sistem dan prosedur kerja selalu dilakukan monitoring dan evaluasi secara rutin dan terus menerus.
• Hubungan kerja terjalin harmonis antara karyawan, memperhatikan studi kelayakan yang dilakukan dengan cara analisis pekerjaan, perkembangan SDM, program diklat serta kesejahteraan karyawan.

Prinsip-prinsip di atas bisa menjadi pedoman untuk mengelola sumber daya yang ada untuk melaksanakan manajemen perkantoran yang modern. Dengan demikian, manajemen kantor yang modern dapat tercipta.

Sasaran Kegiatan dalam Manajemen Perkantoran Modern

Dalam konsep manajemen perkantoran modern juga memiliki sasaran kegiatan yang ingin dicapai dalam setiap usaha atau pekerjaan yang dilakukan. Hal ini tentu sama dengan berbagai instansi di luaran sana.

Hal ini berlaku juga ketika melakukan kegiatan pengelolaan kantor, pastilah mempunyai sasaran kerja. Pada pengelolaan kantor, umumnya sasaran kerjanya adalah semua pekerjaan kantor yang dilakukan secara terstruktur dan terencana.

Adapun dalam manajemen perkantoran modern, sasaran kerja bisa ditempuh dengan cara sebagai berikut:

• Ruang perkantoran, mencakup kebutuhan ruang, pantulan cahaya dan suara, suhu udara, ruang pertemuan, kebersihan, peralatan elektronik, keselamatan kerja, serta perbaikan dan pemeliharaan gedung.
• Keterampilan Diklat serta memberikan perhatian lebih terhadap kesejahteraan pegawai.
• Komunikasi, mencakup pengiriman surat, telekomunikasi, Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP), dan papan pengumuman.
• Pengawasan yang dilakukan pimpinan dilaksanakan dengan baik dan berkesinambungan.
• Disiplin dan menjaga budaya kerja dengan baik.

Kesimpulan

Konsep manajemen perkantoran adalah sebuah pekerjaan yang dilakukan untuk meningkatkan produktivitas, efektivitas, dan efisiensi dalam mencapai tujuan. Seiring dengan kemajuan zaman, konsep ini juga mengalami perkembangan yang pesat ke arah yang lebih modern.

Salah satunya yaitu dengan melakukan kegiatan otomatisasi menggunakan program komputer serta penggunaan alat dan perlengkapan yang modern.

Wujudkan Impianmu : Beasiswa 100% dari LKP Mandiri Entrepreneur Center!

Segera daftarkan dirimu dan ikuti jejak para pengusaha sukses yang telah kami latih. Bersama, kita akan membangun generasi penerus yang siap menghadapi tantangan dunia bisnis global.

Jangan tunda lagi! Jadilah bagian dari perubahan. Daftar sekarang di LKP Mandiri Entrepreneur Center dan mulailah perjalanan menuju kesuksesanmu. DAFTAR SEKARANG