Buku Besar Akuntansi, Mulai Pengertian Sampai Cara Penulisan

Buku besar akuntansi merupakan elemen penting dalam sistem akuntansi yang berfungsi untuk mencatat, mengelompokkan, dan merangkum semua transaksi keuangan perusahaan.

Dengan adanya buku besar, perusahaan dapat mengelola keuangan dengan lebih efektif, menyusun laporan keuangan dengan akurat, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku.

Oleh karena itu, penting bagi setiap perusahaan untuk menjaga dan mengelola buku besar dengan baik.

Baca Juga : Tutorial Lengkap Cara Membuat Laporan Keuangan yang Benar

Nah, berikut ini akan kami jelaskan mengenai buku besar akuntansi mulai dari pengertian sampai beberapa kesalahan umu dalam buku besar akuntansi.

Apa Itu Buku Besar Akuntansi?

Buku besar akuntansi adalah catatan permanen yang digunakan untuk mencatat dan menyimpan semua transaksi keuangan suatu perusahaan.

Dalam buku besar, setiap transaksi yang dicatat dalam jurnal akuntansi akan diposting ke akun-akun yang sesuai, sehingga memberikan gambaran lengkap tentang posisi keuangan perusahaan.

Mengapa Buku Besar Akuntansi Penting?

Buku besar memegang peran penting dalam pembelajaran akuntansi, mengapa demikian?

Berikut beberapa alasan dan fungsi dari penggunaan buku besar akuntansi, diantaranya

1. Memantau Transaksi Keuangan

Buku besar memungkinkan perusahaan untuk memantau dan melacak setiap transaksi keuangan yang terjadi.

Dengan mencatat setiap transaksi secara detail, perusahaan dapat dengan mudah memeriksa arus masuk dan keluar uang.

Hal ini membantu dalam mengidentifikasi sumber dan penggunaan dana serta memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan benar.

2. Menyusun Laporan Keuangan

Buku besar menyediakan data yang diperlukan untuk menyusun berbagai laporan keuangan, seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas.

Informasi yang terdapat dalam buku besar membantu memastikan bahwa laporan keuangan yang disusun akurat dan lengkap.

Tanpa buku besar, penyusunan laporan keuangan akan menjadi lebih sulit dan rentan terhadap kesalahan.

3. Mengurangi Risiko Kesalahan Pencatatan

Dengan mencatat setiap transaksi dalam buku besar, perusahaan dapat meminimalisir kesalahan pencatatan.

Proses posting transaksi dari jurnal ke buku besar memungkinkan pengecekan ulang untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahan dalam pencatatan.

Hal ini penting untuk menjaga integritas dan akurasi data keuangan.

4. Memudahkan Audit Keuangan

Buku besar memudahkan auditor dalam melacak dan memverifikasi setiap transaksi keuangan.

Dengan adanya catatan yang terperinci dan rapi, auditor dapat dengan mudah mengecek keabsahan transaksi dan memastikan bahwa laporan keuangan sesuai dengan catatan yang ada.

Proses audit yang lebih efisien ini membantu dalam memberikan kepastian kepada pemangku kepentingan mengenai kesehatan keuangan perusahaan.

5. Memenuhi Persyaratan Hukum dan Regulasi

Buku besar membantu perusahaan dalam memenuhi persyaratan hukum dan regulasi terkait pelaporan keuangan.

Dengan mencatat semua transaksi secara akurat dan teratur, perusahaan dapat memastikan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku.

Hal ini penting untuk menghindari sanksi atau denda yang dapat timbul akibat ketidakpatuhan.

6. Mendukung Pengambilan Keputusan Manajerial

Buku besar menyediakan informasi yang relevan dan akurat untuk pengambilan keputusan manajerial.

Data keuangan yang tercatat dalam buku besar membantu manajemen dalam merencanakan strategi bisnis, mengalokasikan sumber daya, dan mengevaluasi kinerja keuangan.

Dengan informasi yang tepat, manajemen dapat membuat keputusan yang lebih baik untuk mencapai tujuan perusahaan.

7. Mengelola Arus Kas

Dengan adanya buku besar, perusahaan dapat mengelola arus kas dengan lebih efektif.

Informasi mengenai penerimaan dan pengeluaran uang dapat dilacak dengan mudah, sehingga perusahaan dapat merencanakan kebutuhan kas dan menghindari masalah likuiditas.

Baca Juga : Tutorial Lengkap Cara Membuat Laporan Keuangan yang Benar

Jenis Buku Besar Akuntansi

Dalam akuntansi, ada beberapa jenis buku besar yang memiliki fungsi spesifik dalam mencatat berbagai jenis transaksi.

Berikut adalah beberapa jenis buku besar yang umum digunakan dalam akuntansi, diantaranya

1. Buku Besar Umum (General Ledger)

Buku besar umum adalah buku besar utama yang mencatat semua akun-akun yang ada dalam sistem akuntansi perusahaan.

Buku ini mencakup semua jenis akun, seperti aset, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan beban.

Setiap transaksi keuangan yang terjadi dicatat dalam jurnal umum terlebih dahulu, kemudian diposting ke akun yang sesuai dalam buku besar umum.

2. Buku Besar Pembantu (Subsidiary Ledger)

Buku besar pembantu adalah buku besar yang mencatat rincian lebih lanjut dari akun-akun tertentu yang ada dalam buku besar umum.

Buku ini digunakan untuk memberikan informasi yang lebih spesifik dan rinci mengenai suatu jenis akun. Ada beberapa jenis buku besar pembantu, antara lain:

a. Buku Besar Pembantu Piutang: Mencatat rincian piutang dari setiap pelanggan.

b. Buku Besar Pembantu Utang: Mencatat rincian hutang kepada setiap pemasok.

c. Buku Besar Pembantu Persediaan: Mencatat rincian persediaan barang yang dimiliki oleh perusahaan.

3. Buku Besar Konsolidasi (Consolidated Ledger)

Buku besar konsolidasi adalah buku besar yang digunakan untuk menggabungkan catatan keuangan dari beberapa entitas atau divisi dalam satu perusahaan induk.

Buku ini mencatat informasi keuangan dari seluruh entitas yang digabungkan untuk menghasilkan laporan keuangan konsolidasi.

4. Buku Besar Departemen (Departmental Ledger)

Buku besar departemen adalah buku besar yang mencatat transaksi keuangan yang terjadi dalam suatu departemen atau divisi tertentu.

Buku ini membantu dalam memantau dan mengevaluasi kinerja keuangan dari masing-masing departemen secara terpisah.

Contoh Buku Besar Akuntansi

Ada beberapa contoh bentuk buku besar beserta penjelasan cara mencatat transaksi dalam buku besar tersebut, diantaranya

1. Buku Besar Akun Kas

Akun kas mencatat semua transaksi yang berkaitan dengan penerimaan dan pengeluaran uang tunai.

Ini adalah salah satu akun yang paling penting dalam buku besar karena mencerminkan likuiditas perusahaan.

2. Buku Besar Akun Piutang Usaha

Akun piutang usaha mencatat semua transaksi yang berkaitan dengan penjualan kredit yang belum dibayar oleh pelanggan.

3. Buku Besar Akun Utang Usaha

Akun utang usaha mencatat semua transaksi yang berkaitan dengan pembelian kredit yang belum dibayar kepada pemasok.

4. Buku Besar Akun Modal

Akun modal mencatat semua transaksi yang berkaitan dengan investasi pemilik dan penarikan modal oleh pemilik.

Langkah-langkah Membuat Buku Besar Akuntansi yang Baik

Membuat buku besar yang baik memerlukan langkah-langkah tertentu agar data yang dihasilkan akurat dan dapat diandalkan.

Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat diikuti untuk membuat buku besar akuntansi yang baik, diantaranya

1. Identifikasi Akun yang Diperlukan

Mengidentifikasi akun-akun yang diperlukan untuk mencatat semua transaksi perusahaan. Akun-akun ini dapat dibagi menjadi beberapa kategori utama, seperti

Aset: Kas, Piutang Usaha, Persediaan, Peralatan, dll.

Kewajiban: Utang Usaha, Utang Bank, dll.

Ekuitas: Modal Pemilik, Laba Ditahan, dll.

Pendapatan: Penjualan, Pendapatan Jasa, dll.

Beban: Beban Gaji, Beban Sewa, Beban Listrik, dll.

2. Buat Daftar Akun (Chart of Accounts)

Membuat daftar akun atau chart of accounts. Daftar ini berisi semua akun yang telah diidentifikasi dan memberikan nomor akun untuk setiap kategori akun.

Nomor akun membantu dalam pengorganisasian dan pencatatan transaksi secara sistematis.

3. Catat Transaksi dalam Jurnal Umum

Mencatat semua transaksi keuangan dalam jurnal umum. Setiap transaksi harus dicatat secara kronologis dengan detail sebagai berikut:

• Tanggal transaksi
• Keterangan atau deskripsi transaksi
• Akun yang didebit dan dikredit
• Jumlah yang didebit dan dikredit

4. Posting ke Buku Besar

Memindahkan atau memposting transaksi dari jurnal umum ke buku besar. Setiap transaksi yang dicatat dalam jurnal umum harus diposting ke akun yang sesuai dalam buku besar.

5. Buat Buku Besar untuk Setiap Akun

Membuat buku besar untuk setiap akun yang telah diidentifikasi. Setiap buku besar mencatat semua transaksi yang terkait dengan akun tersebut. Berikut adalah contoh format buku besar:

6. Hitung Saldo Akhir Setiap Akun

Menghitung saldo akhir setiap akun dalam buku besar. Saldo akhir adalah jumlah total setelah menambahkan semua debit dan mengurangi semua kredit.

7. Buat Neraca Saldo

Membuat neraca saldo setelah semua transaksi diposting ke buku besar. Neraca saldo memastikan bahwa total saldo debit sama dengan total saldo kredit.

Neraca saldo ini digunakan untuk memeriksa kesalahan dalam pencatatan.

8. Lakukan Penyesuaian

Melakukan penyesuaian jika diperlukan. Beberapa transaksi mungkin memerlukan penyesuaian pada akhir periode akuntansi untuk mencatat pendapatan dan beban yang belum dicatat.

9. Susun Laporan Keuangan

Menyusun laporan keuangan berdasarkan saldo akhir dari buku besar. Laporan keuangan utama yang disusun meliputi:

Laporan Laba Rugi: Menunjukkan pendapatan dan beban selama periode tertentu.

Neraca: Menunjukkan aset, kewajiban, dan ekuitas perusahaan pada suatu tanggal tertentu.

Laporan Arus Kas: Menunjukkan arus masuk dan keluar kas selama periode tertentu.

10. Review dan Audit

Melakukan review dan audit terhadap buku besar dan laporan keuangan untuk memastikan akurasi dan kepatuhan terhadap prinsip akuntansi yang berlaku.

Audit dapat dilakukan secara internal oleh tim akuntansi atau oleh auditor eksternal.

Kesalahan Umum dalam Buku Besar Akuntansi

Namun, sering kali terdapat kesalahan-kesalahan yang dapat mengganggu keakuratan dan keandalan informasi keuangan yang disajikan.

Berikut ini adalah beberapa kesalahan umum yang sering terjadi dalam pembuatan dan penggunaan buku besar akuntansi, diantaranya

1. Tidak Menyusun Daftar Akun dengan Baik

Tidak menyusun daftar akun atau chart of accounts dengan baik.

Daftar akun yang tidak terorganisir dengan baik dapat menyebabkan kesulitan dalam mencatat transaksi dengan benar dan mempersulit proses pelaporan keuangan.

2. Tidak Memiliki Sistem Kode Akun yang Jelas

Tidak memiliki sistem kode akun yang jelas. Sistem kode akun yang tidak konsisten atau tidak terstruktur dapat menyebabkan kesulitan dalam mengidentifikasi dan memposting transaksi ke akun yang tepat.

3. Tidak Memposting Transaksi Secara Tepat

Tidak memposting transaksi ke buku besar secara tepat. Salah memasukkan jumlah debit atau kredit, atau memasukkan transaksi ke akun yang salah.

Dapat mengganggu saldo akhir akun dan menghasilkan laporan keuangan yang tidak akurat.

4. Tidak Melakukan Rekonsiliasi secara Berkala

Tidak melakukan rekonsiliasi buku besar dengan bukti transaksi lainnya secara berkala.

Rekonsiliasi yang tidak rutin dapat menyebabkan kesalahan pencatatan dan sulitnya menemukan kesalahan jika terjadi ketidakcocokan.

5. Tidak Mencatat Semua Transaksi

Tidak mencatat semua transaksi yang terjadi. Hal ini bisa terjadi karena transaksi kecil diabaikan atau karena lupa mencatat transaksi tertentu, yang akhirnya dapat mengganggu keakuratan laporan keuangan.

6. Tidak Memiliki Kontrol Internal yang Cukup

Tidak memiliki kontrol internal yang cukup dalam penggunaan buku besar.

Kontrol internal yang kurang baik dapat meningkatkan risiko kecurangan atau kesalahan dalam pencatatan dan pelaporan keuangan.

7. Tidak Melakukan Audit Internal Secara Rutin

Tidak melakukan audit internal secara rutin terhadap buku besar dan laporan keuangan.

Audit internal membantu dalam mendeteksi kesalahan atau kekurangan dalam sistem akuntansi sebelum menjadi masalah yang lebih besar.

8. Tidak Menggunakan Perangkat Lunak Akuntansi dengan Baik

Tidak menggunakan perangkat lunak akuntansi dengan baik.

Perangkat lunak akuntansi modern dapat membantu meminimalkan kesalahan manusia dalam pencatatan transaksi dan memastikan data yang lebih akurat dan terorganisir.

9. Tidak Memahami Prinsip-prinsip Akuntansi yang Benar

Tidak memahami atau tidak menerapkan prinsip-prinsip akuntansi yang benar.

Kesalahan ini dapat menyebabkan pencatatan yang tidak sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku, mengurangi keandalan informasi keuangan perusahaan.

10. Tidak Melakukan Pelatihan dan Pemantauan secara Teratur

Tidak melakukan pelatihan dan pemantauan secara teratur terhadap tim akuntansi.

Pelatihan yang teratur membantu tim untuk selalu mengikuti perkembangan terbaru dalam akuntansi dan menerapkan praktik terbaik dalam pencatatan transaksi.

Baca Juga : Mengenal Prinsip Dasar Akuntansi yang Jarang Diketahui Orang

Itulah beberapa penjelasan buku besar akuntansi mulai dari pengertian sampai beberapa kesalahan umum penulisan buku besar akuntansi.